Протягом останніх кількох років значна частина нашого ділового спілкування перемістилася в Інтернет. Після введення обмежень і запровадження карантину люди ще більше заглибилися в життя та роботу «онлайн» з використанням новітніх програм та додатків.
У дистанційний формат перейшло все, що тільки можливо перевести: де досі не було — запровадили електронний документообіг, майже всі особисті зустрічі та публічні заходи перейшли у режим відеоконференцій, не кажучи вже про звичайне спілкування.
Не всім було легко призвичаїтися до віртуального формату роботи, все ж більшість людей досить швидко змогли для себе оцінити його переваги.
На жаль, і серед тих, для кого формат роботи не змінився, і серед тих, хто зараз захоплено користується новими навичками та можливостями, є багато людей, які зовсім не звертають увагу на те, що у кожному форматі необхідно дотримуватися певних правил та визначених меж, щоб не перетворювати ділове спілкування на балаган.
Що треба робити, щоб бути достойним онлайн-колегою:
- Зважено обирати спосіб комунікації.
- Поважати особистий час та простір людей, з якими спілкуєтеся.
- Перевіряти повідомлення перед тим, як надсилати.
- Заздалегідь готуватися до онлайн-заходів.
Зверну увагу на кілька досить поширених сьогодні типових ситуацій.
«В любові та на війні (і в комунікації — теж) всі засоби хороші»
Засобів для діалогу сьогодні — на будь-який смак. Це — і електронна пошта, і різні месенджери, і засоби відеозв’язку.
Сучасні умови вимагають від нас одночасно використовувати кілька з них. Наприклад, у Facebook-месенджері спілкуєтеся зі співробітниками, у Viber — група батьків класу, навчальні курси іноземної мови надсилають вам повідомлення та матеріали через Telegram, а міжнародні партнери користуються Whatsapp. Логічно, всі додатки встановлені у смартфоні, а для інших учасників інформація про те, що ви тут зареєстровані — видима.
Ймовірність того, що в месенджері повідомлення переглянуть швидше, ніж лист на електронній пошті — вища. Але зовсім не означає, що повідомлення треба надіслати використовуючи одразу всі доступні варіанти! Інформація, наполегливо отримана одразу зі всіх сторін, апріорі відкидає чи принаймні відкладає бажання прочитати її.
Треба враховувати, що месенджери — канали для більш неформального спілкування, не призначені для величезних за обсягом текстів. Через них не варто надсилати важливі файли чи інформацію, яку потрібно зафіксувати. В ланцюжках листування потім важко не те що знайти необхідну інформацію, а й відстежити логіку такої «розмови».
Тому для робочого листування все ж краще користуватися електронною поштою не забуваючи зазначити тему листа.
Відповідальні працюють завжди
В умовах вимушеної сьогодні роботи вдома кожен, хто може, працює в зручний для себе час. Зважаючи на наявність багатьох інших обов’язків та зовнішніх подразників нерідко часом, коли вдається в спокійній та тихій атмосфері попрацювати є зовсім не той, який прийнято називати «робочим».
Не можна забувати про те, що в більшості випадків про повідомлення адресат отримає звукове сповіщення. Треба цінувати чужий відпочинок. У месенджерах краще взагалі не писати повідомлення вночі. Інша справа — якщо зі співрозмовником ви перебуваєте у більш дружніх стосунках та для вас обох такий час є зручним.
Те ж стосується і робочих листів. Яка думка складеться про людину, яка надіслала робочого листа керівнику о 4 годині ранку? Або чи захочу я йти на захід, запрошення на який отримала о 2 годині в ніч перед Великоднем? Лише цей один фактор вже налаштовує адресата до упередженого ставлення ще до ознайомлення зі змістом листа.
Слід пам’ятати, байдуже коли написаний лист — а надіслати його бажано в прийнятний час. Тим більше, що функціонал електронної пошти передбачає функцію запланованого на конкретні дату та час надсилання.
В умовах дистанційної роботи в багатьох змінилося сприйняття і ставлення до особистого часу людей. Як наслідок — перестали розмежовувати робочі та вихідні чи святкові дні. Трапляється, що робочі листи чи повідомлення із завданнями чи темами для термінового обговорення приходять у вихідний. І звісно ж на відповідь очікують одразу, бо ж перебуваючи та працюючи весь час вдома завжди має бути час для роботи.
Як наслідок — маємо призначені на вихідні чи у святкові дні наради або отримані термінові для виконання завдання.
Мій час цінний. А твій?
В кожного з нас є багато справ і обмаль часу. На жаль, не кожен готовий пожертвувати ним хоча б для того, щоб як співрозмовник виглядати достойно.
В результаті поспіху до листа забувають долучати необхідні додатки, а отриманий текст повідомлення виглядає, як набір окремих фраз та речень, з яких важко зрозуміти суть. Часто не приділяють уваги банально логічному та послідовному викладу думок, правильному формулюванню речень, не те що перевірці грамотності його написання.
Насправді це вияв вашого ставлення до співрозмовника, якщо у реченні 7 помилок — це явно не свідчить про вашу повагу до нього.
Особливий досить поширений сьогодні стиль викладу змісту — аудіо та відеоповідомлення. Звісно, бувають ситуації, коли людина не з тих чи інших причин не має змоги відповісти в письмовій формі. Але таких — одиниці.
Здебільшого, співрозмовник в таких випадках керується збереженням власного часу та комфорту, забуваючи про таку ж потребу і в співрозмовника. Як думаєте, чи досягли ми домовленості про співпрацю з людиною, яка свої питання та пропозиції надсилала у форматі величезної кількості окремих кілька секундних аудіозаписів, а на моє зауваження щодо незручного формату повідомила, що втомлюється у спілкуванні з кожним набирати на клавіатурі текст?
На конференцію в домашніх тапках
Звичайно, проведення робочих нарад, обговорень, конференцій та багатьох інших заходів у форматі онлайн має багато плюсів. В першу, чергу це дозволяє зекономити час та кошти на фізичне пересування до місця проведення (а якщо захід залучає учасників з різних міст — то це дуже суттєва економія). По друге, знімає з організаторів чимало організаційних клопотів — пошук приміщення, організація кава-перерв чи обідів, підготовка роздаткових матеріалів для кожного з учасників тощо.
Але трапляється, що учасники теж зовсім не задумуються над певною підготовкою. По перше, для формату відеозв’язку важливо пристойно виглядати на пристойному тлі. Навіть якщо робота ведеться віддалено з дому слід подбати про власний вигляд та обрати фон для спілкування.
Крім того, такий формат не усуває необхідність дотримуватися пунктуальності — для учасників не менш важливо почати та завершити у визначений час. На жаль, через небажання учасниками витратити 5 додаткових хвилин перед заходом для перевірки налаштувань та підключення додатка, камери і мікрофона, початок заходів доводиться затягувати на тривалий час, що приводить до очікування решти.
А це теж, очевидно, не демонструє вашу повагу до решти учасників чи співрозмовників.
Висновок
Мені здається, що сучасний формат роботи дозволить багатьом переосмислити процес роботи та ділового спілкування в майбутньому. Все-таки жоден спосіб спілкування ніколи не замінить особисту комунікацію, під час якої манерою спілкування, і інтонацією, і порядком викладу думок співрозмовник демонструє своє ставлення, повагу та зацікавленість.
А до зняття обмежень дуже сподіваюсь на усвідомлення, що не залежно від формату роботи ніколи не можна нехтувати дотриманням елементарних елементів поваги до співрозмовника, норм та правил спілкування в житті.
Христина Тибінка,
експертка Центру досліджень місцевого самоврядування,
регіональна координаторка Громадської мережі публічного права
та адміністрації UPLAN у Львівській області
Громадська мережа публічного права та адміністрації
